Tehtävien tekeminen nopeammin:
- Määräaikojen asettaminen nostaa tutkitusti tehokkuutta, joten suosi niitä. Aseta lyhyitä, mutta realistisia määräaikoja.
- Ota huomioon Parkinsonin laki. Sen mukaan työ täyttää sille varatun ajan. On hyvä harkita tarkkaan, kuinka paljon aikaa tehtävän tekemiseen kuluu?
- Isot työtehtävät on hyvä pilkkoa pienemiin tehtäväalueisiin. Jokaiselle tehtävälle on hyvä asettaa oma määräaika.
Työn tauottaminen, Pomodoro-tekniikka:
- Aivomme kykenevät huippusuorituksiin, jos annamme niiden levätä säännöllisin väliajoin.
- Ajasta työaikasi. Pidä tauko jokaisen 25 minuutin työskentelyn jälkeen. Tauon on hyvä olla 3 – 5 minuuttia Kun olet työskennellyt neljä 25 minuutin jaksoa niin pidä pidempi 15 – 30 minuutin tauko.
- Älä mielellään keskeytä työskentelyäsi jakson aikana.
Turhan työn karsiminen, 80-20-sääntö:
- Pareton periaate: keskity siihen 20 %, joka tuottaa 80 % halutuista tuloksista.
- Pieni osa työstäsi tuottaa suurimman osan tuloksistasi. On tärkeää tunnistaa korkeatuottoiset tehtävät kaikista työtehtävistäsi. Näin voit keskittyä näihin työtehtäviin.
- Tärkeitä kysymyksiä: Ketkä 20 % asiakasta tuottavat 80 % tuloksesta? Ketkä 20 % asiakkaista kuluttavat 80 % työajastasi? Mikä 20 % työajastasi tuottaa 80 % tuloksistasi? Mitkä 20 % työtehtävistäsi vievät 80 % työajastasi? Mitkä 20 % palveluistasi tuottavat 80 % tuloksestasi? Ketkä 20 % alaisistasi tuottavat 80 % tuloksista? Suosittelen sinua miettimään, miten voisit hyödyntää periaatetta eduksesi.
Tavoitteena on oppia hyödyntämään aikamme tehokkaasti ja alentamaan stressitasoa. Edellä esittämiäni käytäntöjä on tärkeää ottaa käyttöön ja kokeilla niiden soveltuvuutta omassa elämässä. Lisää tietoa tehokkaammasta ja onnellisesta elämästä löydät teoksesta: Viisas pääsee vähemmällä, 52 niksiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään. Teoksen kirjoittaja on Sampo Sammalisto, 2015.